تنظيم البريد الإلكتروني: خطوات فعالة للعثور على الرسائل المهمة وتجنب امتلاء الصندوق
يمكن الاستفادة من وظيفة البحث في برامج البريد الإلكتروني لتحديد الرسائل المهمة بسرعة وسهولة، إلا أن هذه الميزة تفقد فعاليتها مع تزايد عدد الرسائل الواردة. وفي هذه الحالة، توصي الهيئة الألمانية بإنشاء مجلدات مخصصة لتنظيم الرسائل الإلكترونية والحد من الفوضى داخل صندوق البريد.
ووفقًا لتقرير نشرته وكالة الأنباء الألمانية، يُفضل تخصيص مجلدات منفصلة لفئات الرسائل المختلفة مثل: الخدمات المصرفية، المراسلات العائلية، السفر، التسوق الإلكتروني، والنشاطات الرياضية. ويمكن للمستخدم سحب الرسائل الجديدة مباشرة إلى المجلد المناسب، مما يسهل عملية البحث لاحقًا ويُبقي الصندوق مرتبًا.
ويعتمد تنظيم البريد الإلكتروني أيضًا على نوع البرنامج أو الخدمة المستخدمة؛ حيث تسمح بعض الخدمات بإنشاء قواعد فرز تلقائية للرسائل، فيما تتيح أخرى استخدام “الملصقات” بدلاً من المجلدات، لكن الهدف يبقى نفسه: تسهيل الوصول إلى الرسائل وتنظيمها.
حلول فورية لمشكلة امتلاء الصندوق
عندما يتوقف المستخدم عن استقبال الرسائل بسبب امتلاء المساحة التخزينية، يمكنه اللجوء إلى بعض الإجراءات السريعة لتفريغ البريد الإلكتروني:
- الفرز حسب الحجم والحذف: غالبًا ما تستهلك الرسائل الكبيرة، خاصة تلك المرفقة بملفات، الحصة الأكبر من المساحة. لذا يُنصح بحذف الرسائل غير الضرورية بعد تنزيل المرفقات المهمة.
- الفرز حسب التاريخ: يُمكن حذف الرسائل القديمة التي لم تعد تحتفظ بقيمة عملية أو عاطفية.
- الحذف حسب المرسل أو الموضوع: هذه الطريقة تتيح تحديد الرسائل الواردة من مصادر معينة مثل النوادي أو النشرات الإخبارية، ومن ثم حذفها بسهولة.
ومن النصائح الإضافية التي يقدمها الخبراء الألمان: إنشاء عنوان بريد إلكتروني ثانوي مخصص للرسائل ذات الأولوية المنخفضة، كالعروض الترويجية والنشرات الإعلانية. هذا الإجراء يُساهم في إبقاء البريد الرئيسي منظمًا وخاليًا من الفوضى
