مايكروسوفت أوفيس: أدوات لا غنى عنها في كل مراحل الحياة وميزات خفية تستحق الاكتشاف

تُعد مجموعة تطبيقات Microsoft Office من أشهر منتجات شركة مايكروسوفت بعد نظام التشغيل “ويندوز”، حيث ترافق المستخدم منذ أيام الدراسة وحتى العمل، وتُستخدم في إعداد الوثائق الرسمية، من التقارير اليومية إلى الشهادات الرسمية. فلا يكاد يخلو أي جهاز حاسوب من تطبيقات مثل Word وExcel وPowerPoint وAccess.

بدأت رحلة أوفيس في 19 نوفمبر/تشرين الثاني 1990 بإصدار بسيط أحدث ثورة في أدوات العمل المكتبي، واستمرت مايكروسوفت في تطويره بإصدارات متلاحقة، حتى وصلت إلى Office 2024، مع إضافة مزايا ذكية ومبتكرة.

لكن رغم الاستخدام اليومي، قد تغيب عن الكثيرين بعض الميزات المهمة والمخفية. إليك أبرز 8 ميزات قد تكون جديدة عليك في مايكروسوفت أوفيس:

1. البحث الذكي (Smart Lookup)

تُتيح هذه الميزة في “وورد” البحث عن كلمة أو عبارة داخل المستند مباشرة، وتوفر معلومات سياقية مثل التعريفات والمعاني والمصادر.
وتتفوق على البحث التقليدي في أنها:

• تعمل مباشرة داخل التطبيق.
• توفر الوقت عبر تجنب الانتقال إلى المتصفح والتشتت بين النتائج.

2. الإملاء والنسخ (Dictate & Transcribe)

يُعد الإملاء وسيلة فعالة لكتابة النصوص باستخدام الصوت، وهي مثالية للكتابة السريعة.
أما ميزة النسخ فتسمح بتحويل التسجيلات الصوتية إلى نصوص، وتحديد المتحدث، وهي متاحة في Word وOneNote.
مفيدة للطلاب والصحفيين ومن يحضرون اجتماعات طويلة.

3. مقارنة المستندات (Compare Documents)

ميزة “المقارنة” في وورد تتيح مراجعة نسختين من مستند واحد وتحديد الفروقات بينهما بدقة.
يمكنك بعد ذلك دمج التعديلات في نسخة واحدة بسهولة، وهي مفيدة في مراجعة العقود والوثائق القانونية.

4. حل المعادلات في OneNote

إذا كنت طالبًا أو تتعامل مع الحسابات، فـOneNote يقدم ميزة كتابة العمليات الرياضية والحصول على نتائج فورية.
اكتب المعادلة متبوعة بـ”=” ثم اضغط “Enter”، وسيعرض البرنامج الناتج.
كما توفر خاصية “Math Assistant” لمستخدمي حسابات المدارس أدوات لحل المعادلات المعقدة.

5. علبة الوارد المُركز عليه (Focused Inbox)

في تطبيق Outlook، تساعدك هذه الميزة على تنظيم البريد الإلكتروني عبر فصل الرسائل المهمة تلقائيًا عن التحديثات الترويجية والاجتماعية.
تعتمد الميزة على تحليل تفاعلاتك مع المرسلين لتحديد ما يجب أن يُعرض في الواجهة.
ويمكنك أيضًا تخصيص الرسائل يدويًا بين “مركز عليه” و”أخرى”.

6. الأجزاء السريعة والنص التلقائي (Quick Parts & AutoText)

عند تكرار فقرات أو عبارات معينة، توفر لك هذه الميزات القدرة على حفظها وإدراجها لاحقًا بنقرة واحدة.
مثالية للعقود أو المستندات التي تتضمن نصوصًا قانونية أو عبارات ثابتة.
Quick Parts تناسب الفقرات الطويلة، بينما AutoText مخصصة للعبارات القصيرة أو التوقيعات.

7. أخبرني المزيد (Tell Me More)

ميزة مخصصة للمستخدمين المبتدئين أو أولئك الذين يواجهون صعوبة في العثور على وظائف داخل البرنامج.
ببساطة، اكتب ما تبحث عنه في مربع “أخبرني المزيد”، وسيقترح التطبيق الخيارات المتاحة وينقلك مباشرة إلى الوظيفة المطلوبة.
مثال: اكتب “تذييل الصفحة” وستظهر كافة الخيارات المتعلقة به دون الحاجة للتنقل في القوائم.

8. إعادة تشغيل الرسم (Ink Replay)

ميزة مبتكرة في تطبيقات مثل Word وPowerPoint وOneNote، تتيح إعادة تشغيل الرسم بالحركة، وفق الترتيب الزمني الذي تم به.
مفيدة جدًا للمعلمين والطلاب، حيث يمكن توضيح خطوات رسم المخططات البيانية أو المفاهيم التفاعلية بشكل بصري وتدريجي.

خاتمة

في كل إصدار من أوفيس، تواصل مايكروسوفت إضافة ميزات تُحسّن الإنتاجية وتجعل التجربة أكثر سلاسة وذكاءً.
سواء كنت مبتدئًا أو مستخدمًا محترفًا يسعى للحصول على شهادة ICDL أو تطوير مهاراته، فإن معرفة هذه الأدوات ستجعل من أوفيس شريكًا ذكيًا في كل مهامك.